Pourquoi choisir un standard téléphonique professionnel ?

Système permettant la gestion de plusieurs communications simultanément, un standard téléphonique en entreprise permet d’être efficace avec vos clients. Il s’agit également d’un bon moyen de les satisfaire. Voici les raisons pour lesquelles vous devez équiper votre entreprise d’un standard téléphonique.

« Cinq sonneries sans réponse suffisent pour que le client raccroche » : ne perdre aucun appel !

De nombreuses situations peuvent dégrader l’image qu’ont les clients de votre entreprise. Par exemple : une messagerie répétitive et agaçante, une ligne qui est constamment occupée, ou qui sonne continuellement sans aboutissement, etc. Ce genre de situations vous conduit souvent à la perte de l’appel. Mais, lorsque vous perdez un appel, vous perdez dans le même temps un client. En effet, cinq sonneries sans réponse suffisent pour que le client raccroche. De ce fait, vous avez tout intérêt à installer un système qui permet la gestion et l’orientation de plusieurs appels simultanément. C’est donc grâce à un standard téléphonique professionnel que cela sera rendu possible. Avec l’innovation technologique, le standard téléphonique peut être installé facilement dans toutes sortes d’entreprises. Ceci est dû l’apparition de nouveaux modèles moins chers et plus performants sur le marché d’aujourd’hui.

Un bon accueil de vos clients

Pour que les clients soient satisfaits et se sentent en confiance avec vous, il faut de prime abord les accueillir de la meilleure façon. Voici alors quelques astuces à mettre en place avec un standard téléphonique :

 

·       Un numéro d’accueil : Avoir un standard téléphonique c’est posséder votre propre numéro d’accueil unique et mémorisable. Ce numéro vous permettra une gestion plus facile de vos appels entrants

·       Un message d’attente personnalisé : Lorsque vos clients vous appellent, vous devez être accueillant. Ainsi, il vous est possible de personnaliser votre messagerie en y ajoutant une musique d’attente qui reflète l’esprit de votre entreprise.

·       Un dispositif vocal animé : au téléphone, vos clients pourront être redirigés vers le service ou la personne qui les intéresse. Il suffira de suivre le menu vocal pour qu’ils soient guidés jusqu’à leur but (par exemple : « pour l’option X, tapez 1 », etc.). Grâce à cela, vous pourrez donc bénéficier d’un grand gain de temps.

·       Un acheminement horaire : Il vous est également possible de créer un planning pour les heures et le jours d’ouverture et de fermeture de votre entreprise. Cela vous permettra de distribuer vos appels plus facilement.

·       Un système de pré-décrochage : Votre objectif est d’éviter à tout prix les pertes d’appels. Ainsi, vous pouvez mettre en œuvre un système de pré-décrochage déclenché automatiquement. Celui-ci vous aidera à traiter un appel directement, dès la première sonnerie de téléphone.

·       Un renvoi d’appel : Quand un appel vous est destiné, vous avez la possibilité de l’annuler et de l’envoyer automatiquement vers un autre numéro.

·       Des numéros raccourcis : En interne, au sein de votre entreprise, vous pouvez aussi faciliter vos appels entre vous. En effet, vous gagnerez du temps en optant pour des numéros à 4 chiffres à la place de 10 pour joindre vos collègues et autres collaborateurs. Ceci est aussi efficace si vous devez leur transférer un appel.

·       Des appels en simultané : Pour orienter les appels reçus d’un client vers plusieurs lignes, vous pouvez faire sonner plusieurs postes simultanément. Il est également possible de les faire sonner de façon alternative.

Des appels correctement gérés

Vous pouvez gérer vous-mêmes vos appels. Voici quelques astuces :

·       Créez un annuaire : Cette fonction vous permettra d’accéder aux fiches détaillées de vos contacts. Vous avez la possibilité de les actualiser, d’en concevoir des nouvelles, mais aussi d’organiser vos lignes par service.

·       Activez les appels en simultanés : Même lorsque vous êtes déjà en ligne avec un client, vous pouvez recevoir d’autres appels en parallèle.

·       Consultez votre journal d’appels : Si vous consultez souvent votre journal d’appels, vous pourrez être averti de tous les appels reçus, émis et manqués sur une période donnée. Nous vous conseillons donc de vous équiper d’un standard téléphonique afin d’optimiser vos coûts et vos process, et faciliter vos relations client.

Pour toute autre information, n’hésitez pas à nous contacter. Et pour creuser le sujet, découvrez notre article « Quel standard téléphonique choisir pour votre entreprise ? ».