Le système de messagerie vocale

Le système de messagerie vocale provient du terme Voicemail, inventé par Televoice International aux Etats-Unis en 1980. Découvrez dans cet article en quoi le système de messagerie vocale est essentiel pour votre entreprise, en plus du choix d'un standard téléphonique professionnel.

Qu’est-ce que le système de messagerie vocale ?

C’est un système centralisé utilisé dans les entreprises pour l’envoi, le stockage et la récupération des messages audio. Un système vocal permet au système téléphonique d’aider à une meilleure productivité de l’entreprise en permettant à l’information et aux messages de passer entre les utilisateurs, même quand l’un d’eux n’est pas présent.

Comment fonctionne la messagerie vocale ?

Chaque extension dans un système de téléphonie de type PABX est normalement lié à une boîte vocale, ainsi, quand le numéro est appelé et que la ligne ne répond pas ou qu’elle est occupée, le correspondant écoute un message enregistré précédemment par l’utilisateur. Ce message peut donner des instructions au correspondant pour laisser un message vocal ou fournir d’autres options disponibles telles que le paging de l’utilisateur ou le transfert vers un autre poste ou un réceptionniste. Les systèmes de messagerie fournissent également des notifications aux utilisateurs pour les informer de nouveaux messages vocaux. La plupart de ces systèmes modernes offrent de multiples façons pour l’utilisateur de consulter leur messagerie, y compris l’accès par le PC, les téléphones mobiles, les téléphones fixes ou même par les applications VoIP fonctionnant sur des smartphones. C’est une fonctionnalité essentielle dans une entreprise pour que les communications internes et externes restent simples et efficaces.

Les avantages de la messagerie vocale ?

Personne n’apprécie de tomber sur un répondeur. Pourtant, cette fonctionnalité téléphonique permet de nombreux avantages pour votre entreprise, ainsi que pour vos clients. En tant qu’entreprise, il est important que vous restiez joignable auprès de vos clients et prospects. Ainsi, pour une stratégie téléphonique réussie, il faut également savoir communiquer pendant les périodes d’indisponibilité. La mise en place d’une messagerie vous permet de rester à l’écoute de vos correspondants. La messagerie vocale permet de transmettre des informations pertinentes (horaires d’ouverture, futurs évènements etc.). En s’ajoutant à votre accueil téléphonique actuel, votre messagerie permet à vos équipes de ne plus manquer aucune opportunité. En laissant un message sur votre boîte vocale, le correspondant vous offre l’occasion de le recontacter. Ainsi, vos équipes peuvent se préparer à répondre à la demande et à rappeler l’interlocuteur dans les plus brefs délais. Pour vos appelants, la messagerie vocale permet une expérience positive et rassurante. Votre entreprise est à l’écoute de son message et lui permet d’exprimer sa demande, même lorsque ses collaborateurs ne sont pas disponibles. Il est possible pour vos correspondants de se sentir considérés, même à travers un répondeur téléphonique ! En résumé, une messagerie vocale vous permettra d’optimiser votre image de marque, de fluidifier les échanges avec vos clients, tout en améliorant votre relation client et ainsi, vos chances de réaliser des ventes. 

La personnalisation de votre attente vocale

L’attente musicale est un passage incontournable pour faire patienter tous vos correspondants, clients, prospects ou fournisseurs. Elle est d’une importance capitale pour l’image de votre société et, à ce titre, se doit d’être dynamique et impactante. Après tout, il s’agit là de votre carte de visite sonore. TCT PRO vous permet de réaliser votre attente vocale sur-mesure grâce à son studio d’enregistrement. N’attendez plus et optez pour une attente vocale efficace !  Pour plus de renseignements, n’hésitez pas à nous contacter, nos équipes vous répondront dans les plus brefs délais.